Lo specialista e la specialista in informazione e documentazione lavorano in un servizio di informazione documentaria: può trattarsi di una biblioteca, di un archivio oppure del centro di documentazione di una banca, di un'assicurazione, di un giornale, di un'emittente televisiva, o ancora di un servizio dello Stato. Gestiscono, conservano e diffondono materiale documentario di ogni forma: libri, periodici, documenti iconografici, documenti virtuali, audiovisivi e multimediali, giochi, dossier documentari e dossier d'archivio. Mettono il tutto a disposizione degli utenti: studenti, impiegati, quadri dirigenti d'azienda, ricercatori e comuni lettori.

A seconda dell'indirizzo professionale i loro compiti principali possono essere così descritti:

Biblioteconomia

• cercare e selezionare le referenze dei documenti richiesti nella stampa specializzata o nelle banche dati online;
• analizzare i bisogni degli utenti e proporre l'acquisto di libri, e-book (da leggere su dispositivi mobili propri o in prestito), di manuali, guide, riviste, ecc. e rispettare il budget a disposizione;
• catalogare e indicizzare le acquisizioni, organizzarle in rubriche tematiche e registrarle nelle banche dati informatizzate;
• classificare i documenti rispettando la sistematica del servizio per cui si lavora;
• accogliere il pubblico e gestire il servizio dei prestiti (richiami, statistiche, abbonamenti, ecc.).

Archivistica

• raccogliere gli archivi di privati, aziende, associazioni, amministrazioni, ecc.
• ordinare, analizzare, valutare documenti e beni culturali: scansionare o microfilmare gli originali, proteggerli e conservarli secondo le norme in vigore;
• gestire e diffondere archivi digitali; valorizzare le fonti attraverso delle esposizioni tematiche;
• informare gli utenti (ricercatori, storici, genealogisti, giornalisti, privati, ecc.), aiutarli a orientare le loro ricerche e a valutare la qualità e l'affidabilità dei documenti.

Scienze dell'informazione

• interrogare le banche dati, esplorare le risorse elettroniche e selezionare informazioni pertinenti per fornire la vigilanza strategica in diversi campi;
• analizzare il contenuto dei documenti, sintetizzare e rendere accessibile il contenuto a un pubblico variato;
• organizzare inventari, pubblicare cataloghi e bollettini informativi (newsletter);
• comprendere le aspettative degli utenti, strutturare l'informazione al fine di adempierle facilmente;
• organizzare il centro di documentazione, adattare, far evolvere e arricchire costantemente l'offerta informativa;
• immaginare e sviluppare mezzi e supporti per guidare gli utenti nella ricerca documentale;
• creare delle applicazioni mobili, gestire piattaforme d'informazione web e amministrare sistemi informativi;
• gestire progetti e promuovere il centro documentazione attraverso conferenze, animazioni, atelier ed esposizioni.