Raccogliere, preparare, trasmettere

Nelle biblioteche, negli archivi nonché nei centri di informazione e documentazione si raccolgono, catalogano, preparano per la trasmissione e mettono a disposizione dati e oggetti. Oltre ai media in forma cartacea, ai supporti audio e ai filmati, i dati e i documenti elettronici stanno acquistando sempre più importanza. In seguito alla varietà materiale, i requisiti per la conservazione e la tutela assumono una nuova dimensione. Gli specialisti in documentazione lavorano sempre più con restauratori e informatici. Gran parte delle mansioni svolte negli archivi, nelle biblioteche nonché nei centri di informazione e documentazione coincidono. Le differenze risiedono nel tipo di beni collezionati e nel tipo di preparazione e mediazione.  Documenti storici, libri, dati e informazioni di attualità vengono raccolti, documentati e archiviati. Mentre negli archivi la registrazione, la valutazione, la messa a disposizione e la conservazione di materiale di archivio di valore storico (questioni storiche, giuridiche e di restaurazione) sono di grande importanza, nei centri di informazione e documentazione sono richieste informazioni attuali, specifiche di un settore e finalizzate a uno scopo. In tale contesto è importante una mediazione mediante banche dati ben accessibili. Le attività in una biblioteca dipendono in particolare dalla sede, dalle dimensioni e dal tipo di biblioteca (biblioteca scientifica, pubblica) nonché dalla specializzazione in determinati ambiti.

L’importanza dell’informatica

Oggigiorno l’informatica svolge un ruolo decisivo sotto diversi punti di vista negli archivi, nelle biblioteche e nei centri di documentazione. L’informatica è lo strumento più importante sia per l’accessibilità e la conservazione sia per la messa a disposizione e la trasmissione ai clienti. Per le ricerche, la redazione e la diffusione di informazioni e conoscenze non si può più fare a meno di Internet, Intranet e banche dati elettroniche specifiche. L’interconnessione delle varie offerte in tutto il mondo avviene infatti elettronicamente. Le biblioteche, gli archivi e i centri di documentazione sono diventati imprese di servizi altamente tecnologiche e coloro che un tempo erano “guardiani della memoria” sono oggi specialisti e manager in tecnologia dell’informazione e della comunicazione.

La comunicazione è fondamentale

I servizi non possono più attendere passivamente gli utenti, bensì devono farsi conoscere e avvicinarsi al pubblico. Pertanto il marketing, le relazioni pubbliche e la comunicazione rientrano oggi nelle mansioni dei bibliotecari, degli archivisti e dei documentaristi. Nello specifico può trattarsi di pubblicazioni speciali, presenza web, esposizioni e giornate delle porte aperte per far conoscere il lavoro e le offerte. La comunicazione è tuttavia richiesta anche nel contatto quotidiano con i clienti (consulenza, mediazione e prestiti).

Diversi accessi

La scuola universitaria per la tecnica e l'economia HTW di Coira e la scuola universitaria di gestione HEG di Ginevra offrono  formazioni di bachelor e masterin scienze dell’informazione e della documentazione. Al termine degli studi, i laureati e le laureate sono specializzati in scienze bibliotecarie, gestione dell’informazione, Information Engineering o Records Management (archiviazione). Un altro accesso è possibile dopo uno studio universitario e una formazione post diploma MAS, DAS o CAS presso una scuola universitaria professionale o una scuola universitaria.
Considerato l’ampio spettro di archivi specializzati, biblioteche, ecc., queste formazioni sono aperte ai laureati e alle laureate di diverse facoltà. È altresì possibile accedere provenendo da un altro indirizzo di studi universitari e seguire un perfezionamento sotto forma di corsi.

Management, gestione delle risorse umane, consulenza finanziaria

A seconda del tipo e delle dimensioni della biblioteca, dell’archivio o del reparto di informazione e documentazione nonché della funzione e del livello gerarchico, rientrano nelle attività anche mansioni organizzative e amministrative quali la gestione del personale, il management o la consulenza finanziaria e il controlling, in parte anche la raccolta di fondi.

Stringere contatti già durante gli studi

Anche in questo campo professionale le conoscenze del settore aumentano le prospettive. Pertanto è richiesta anche esperienza pratica. Dato che ogni studente è in contatto con biblioteche istituzionali, archivi o centri di documentazione, può presentarsi la possibilità di svolgere stage e periodi di pratica già durante gli studi.