All'interno di un ente pubblico (comune, cantone o confederazione), lo specialista e la specialista in amministrazione pubblica esercitano diverse funzioni di consulenza e di gestione e sono a disposizione delle autorità e della popolazione in veste di interlocutori per rispondere alle loro domande e ai loro problemi.

Oltre a conoscere a fondo il funzionamento dell'ente in cui operano, gli specialisti in amministrazione pubblica creano e coltivano la loro rete di contatti. Forniscono consulenza e supporto ai rappresentanti dell'Esecutivo, svolgono un lavoro di segreteria per il Legislativo e sono a disposizione delle autorità e degli utenti per rispondere alle loro domande e risolvere i loro problemi. Si occupano anche di aspetti progettuali, organizzativi, finanziari e di controllo.

Le attività principali degli specialisti in amministrazione pubblica possono essere così descritte:

consulenza e mediazione

• lavorare a stretto contatto con il potere esecutivo, partecipare alle sedute, preparare documenti di lavoro in modo da facilitare il processo decisionale, ecc.;
• rispondere alle domande della popolazione sui servizi erogati dall'ente pubblico di riferimento, come la gestione dei rifiuti, la polizia edilizia, la manutenzione delle vie pubbliche (strade, vicoli, sentieri e piazze);
• essere all'ascolto dei diversi interlocutori (altri enti, abitanti, ecc.) e rispondere alle loro esigenze in modo appropriato e obiettivo;
• facilitare le relazioni esterne con le autorità pubbliche vicine e i contatti con varie istituzioni;
• riconoscere le situazioni di conflitto e adottare le misure adeguate per risolverle o, se necessario, trasmettere la pratica ai servizi competenti;
• confrontarsi e negoziare con terzi aventi interessi divergenti;
• ricoprire il ruolo di memoria collettiva e, se del caso, ritornare a scelte precedenti per facilitare una gestione coerente della pubblica amministrazione;

gestione e pianificazione

• trattare mandati quali interventi e mozioni, redigere la corrispondenza, cercare documenti e dati, occuparsi degli archivi, verificare la legalità delle decisioni;
• stilare verbali e rendiconti che siano chiari e affidabili, esponendo fedelmente gli argomenti trattati, le decisioni prese e i passi ulteriori da intraprendere;
• partecipare al programma di legislatura e contribuire alla definizione delle linee guida dell'Esecutivo raccogliendo informazioni sui servizi dell'amministrazione, sui bisogni della popolazione, ecc.;
• gestire la contabilità: fatturazioni, conteggi IVA, incassi, ecc.;
• collaborare a processi di pianificazione finanziaria, fornire supporto alle attività di controlling;
• progettare, organizzare e realizzare manifestazioni (simposi, assemblee): riservare i locali, le attrezzature, ecc.;
• stabilire, a seconda dei casi, il registro elettorale e organizzare lo svolgimento delle votazioni e delle elezioni comunali, cantonali o federali.