Il responsabile e la responsabile di facility management lavorano presso ospedali, istituti sociali, organizzazioni per assistenza e cure a domicilio, nell’industria alberghiera, nella ristorazione aziendale e catering, presso lavanderie industriali, imprese di pulizia e in altre istituzioni che offrono servizi di facility nel settore pubblico e privato.

I responsabili di facility management si assumono la responsabilità dell’economia aziendale nel campo specifico e di gestione per i settori della pulizia, del servizio lavanderia e della gastronomia. A seconda del genere e delle dimensioni dell’azienda, si occupano della gestione di tutti e tre i servizi o si specializzano in un singolo settore.

Questi professionisti assumono collaboratori, ne pianificano il lavoro e sono responsabili della loro formazione e del loro perfezionamento. Tra le mansioni che svolgono rientrano l'elaborazione del budget, l'acquisto degli utensili, della biancheria, dell'apparecchiatura necessaria e degli alimenti, l’organizzazione di eventi, il controllo del rendimento, la gestione della qualità e della sicurezza, la gestione degli alloggi per il personale e degli spazi, come pure la collaborazione in gruppi di progetti interdisciplinari. Sviluppano idee e concetti che attuano nel quadro della strategia aziendale, tenendo conto delle condizioni economiche e sociali in continuo cambiamento.

I responsabili di facility management fanno parte dei quadri e collaborano con la direzione aziendale e con i capiservizio ad es. delle risorse umane, della contabilità, dell’assistenza e delle cure, così come con i clienti e gli ospiti. Sono in grado di comprendere e formulare le esigenze delle diverse aree, sia dal lato cliente sia dalla parte del datore di lavoro e dei dipendenti. Talvolta possono assumersi la responsabilità per ulteriori servizi di facility come per es. servizi tecnici, gestione immobiliare, giardinaggio, servizi di logistica interni ed esterni o ricezione.

Una sfida particolare consiste nella struttura del personale tradizionalmente molto diversificata nei principali ambiti d’attività: i responsabili di facility management sanno confrontarsi con diverse culture e lingue, come pure con collaboratori dai livelli di formazione molto differenti.